Építő szándékkal: hogyan formáljuk a visszajelzés kultúráját a Virgo-nál

Miért foglalkozunk egyáltalán visszajelzéssel?

A visszajelzés nem csupán egy HR-eszköz, hanem kulcsfontosságú tényező a munkahelyi kultúra alakításában és a szervezeti teljesítmény növelésében. A legújabb kutatások szerint:

• Szinte minden munkavállaló (96%) úgy gondolja, hogy a rendszeres visszajelzés előnyös számukra
• A munkavállalóknak csak a fele számolt be arról, hogy a vezetőjük a visszajelzést a karriercéljaik alapján alakítja ki. Ez egy elszalasztott lehetőség a munkavállalók fejlődésére.
• A vezetőknek csak 36%-a kap valamilyen hivatalos folyamaton keresztül visszajelzést a kollégáktól. Ez azt mutatja, hogy a vállalati visszajelzés jellemzően egyirányú.

Csak a munkavállalók 26%-a érzi úgy, hogy rendszeresen kap konstruktív visszajelzést a munkahelyén.

Ez az arány nálunk sem volt sokkal jobb. Egy 2023-as felmérésünk összesített eredményét vizsgálva egyértelművé vált számunkra, hogy a virgós dolgozók nem kapnak rendszeres visszajelzést a munkájuk kapcsán – ez az állítás kapta a 3. legrosszabb értékelést. Ugyanebben az évben egy szűkebb szakmai körben is rákérdeztünk, milyen rendszerességgel adnak és kapnak visszajelzést: a válaszadók csupán 30%-a ad rendszeres visszajelzést (hetente vagy minden alkalommal, amikor releváns), 92%-a pedig soha vagy csak nagyon ritkán kér visszajelzést kollégáitól.

Hiába a jó szándék, a közvetlen kollégák közelsége vagy a csapatmegbeszélések gyakorisága, a valóban építő, őszinte visszajelzés gyakran elmaradt. Nem azért, mert nem akartuk – hanem mert nem volt eszközünk, időnk vagy megfelelő terünk hozzá.

A visszajelzések fontosságát régóta tudjuk. Sokszor hallottuk, sokszor hangoztattuk is. Mégis, ha őszinték vagyunk magunkhoz, el kell ismernünk: nem mindig tudjuk jól csinálni. Néha nehéz szavakba önteni, máskor egyszerűen elsikkad – legyen szó elismerésről vagy építő kritikáról.

2023 nyarán emiatt fogtunk bele tudatosan abba, hogy megértsük: mi állhat a visszajelzések hiányának hátterében, és mit tehetünk azért, hogy ez megváltozzon. Az elindulás nem volt kérdés – ahogy az sem, hogy ha már belevágunk, azt alaposan, közösen, és elkötelezetten fogjuk csinálni.

2024 elején létrejött az ötfős Visszajelzési Kultúra Munkacsoportunk (VKM). A célunk egyszerű, mégis nagyívű: olyan környezetet szeretnénk teremteni a Virgón belül, ahol a visszajelzés nem külön esemény, hanem a hétköznapjaink természetes része. Egy olyan szervezeti kultúrán dolgozunk, ahol a visszajelzés nem nyomaszt, hanem támogat, ahol nem későn és nem mellébeszélve, hanem időben, őszintén és építően szólunk egymáshoz – és ahol ez a működés nem kivétel, hanem norma.

A csapat, ami mögötte van

A VKM nem egy hivatalos HR-kezdeményezés, hanem egy valódi belső hajtóerő, különböző területekről érkező kollégák együttműködésében. A csapatot egyik társunk így jellemezte:

A legjobb ebben a csapatban az volt, hogy nemcsak beszéltünk a változásról, hanem tettünk is érte. Mindenki hozta a saját tudását, és ettől működött igazán. A tervezés nem maradt meg a papíron – megvalósítottuk. Workshop, tesztcsoport, meet-up, meghívott vendég – a végén minden ott volt a „pipa” oszlopban. És közben rengeteget tanultunk egymástól is.

A munkacsoport működését strukturáltság, egyértelmű felelősségi körök, támogatás és – nem utolsósorban – jó hangulat jellemzi. A feladatokat projektként kezeljük, tudatosan tartva a kereteket és a fókuszt. A kezdeményezés mögött erős támogatás állt: biztosították számunkra a megvalósításhoz szükséges hátteret, a pszichológiai szemléletű megközelítés segítette a kollégák bevonását, a stratégiai gondolkodás pedig hozzájárult ahhoz, hogy a folyamat végig a célkitűzéseink mentén haladjon. A tartalmak előállítását és a megosztható pillanatok megteremtését szakmai és emberi oldalról egyaránt kiemelt figyelemmel kezeltük.

Mi nemcsak tervezünk, hanem meg is valósítjuk, amit elhatározunk

A munkánkat mélyebb megértéssel kezdtük: megnéztük, miért nem adunk visszajelzést, milyen félelmek, tévhitek és gátlások állhatnak a háttérben. Ezután tudatosan építettük fel az éves programot:

• Mítoszromboló kerekasztal beszélgetés – ahol felmértük, ki mit gondol a témáról, kiben milyen mítoszok élnek a visszajelzésről. Közösen nevettünk (és néha bólogattunk) a leggyakoribb kifogásokon.
• Gyakorlatorientált workshop – kiscsoportos, biztonságos térben, ahol kipróbálhattuk, milyen érzés adni és kapni is visszajelzést.
• Pilot program a Product Design csapattal – ahol rendszeres, írásos visszajelzések indultak el strukturált formában.
• Inspiráló előadás szakértő vendégtől – ami új nézőpontokat és lendületet adott az év végére.

Ezeken túl sok „láthatatlan” munka is zajlott: tervezés, megbeszélések, finomhangolás, kommunikáció, nyitottság építése. A legnagyobb eredmény mégis az, hogy egyre több kolléga meri kimondani, amit gondol – és hallgatni is tud, amikor más mondja.

Beszéltünk. Hallgattunk. Változtattunk. 

A 2025-ös év első negyedében egy interaktív előadás és workshop formájában mélyültünk el a visszajelzés témájában. Az esemény nem hagyományos előadás volt: egy színész segítségével valós visszajelzési helyzeteket játszottunk el és alakítottunk közösen a közönség aktív részvételével. Az előadásban szó volt a leggyakoribb hibákról, a félrecsúszó szándékokról, és arról is, hogy hogyan lehet hatékonyan, mégis emberségesen visszajelzést adni.

Egy kollégánk így fogalmazott az alkalom után:

Volt 1-2 helyzet, amikor olyan érzésem volt, hogy jó pár dolgot már eddig is tudtunk, de valahogy, mégis jó volt így egyben látni/hallani, elérve azt, hogy így jobban ‘helyére kerüljön’ pár dolog a témában.

Az interaktív megközelítés nemcsak tanulságos volt, de élvezetes és közösségépítő is.

A következő eseményünket májusban tartottuk egy kerekasztal beszélgetés formájában, ahol valós visszajelzési helyzeteket dolgoztunk fel, közösen gondolkodva a lehetséges megoldásokról. 

Ehhez előzetesen a kollégák segítségét is kértük: névtelenül lehetett szituációkat beküldeni, akár a kávégép, akár a hűtő mellett. Gerilla feedback-kampányunk részeként QR kódokat helyeztünk el az irodában vicces szövegekkel, mint például:

• „Öntsd ki a tejet… meg a szíved is!” – tejesdobozon
• „Ne jegeld a témát!” – hűtőn
• „WTF-feedback box” – amibe fura vagy vicces visszajelzéseket lehetett bedobni

Ez a könnyed forma segített abban, hogy a visszajelzés ne valami nehéz, kellemetlen dologként jelenjen meg, hanem olyasvalamiként, amiről lehet közösen gondolkodni – néha nevetve, néha kicsit komolyabban.

Hogyan tovább?

Másfél év elteltével is hisszük, hogy van jelentősége annak, hogy házon belül foglalkozunk a visszajelzésekkel. Nem mindig könnyű: apró lépésekben haladunk, néha megakadunk, előfordul, hogy csalódottak vagyunk – de a motivációnk nem csökken.

Eljutottunk arra a pontra, hogy szeretnénk látni, munkánknak milyen hatása van a kollégáinkra. Hogyan érzik magukat a visszajelzések kultúrájával kapcsolatban? Mi változott számukra az elmúlt időszakban?

A munkacsoport tele van ötletekkel és tervekkel, de tudjuk: csak akkor lehet valódi előrelépést elérni, ha kérdezünk – és meghallgatjuk a válaszokat. Ezért most mi kérünk visszajelzést.

Bízunk benne, hogy hamarosan egy újabb cikkben már az eredményeket is bemutathatjuk.